Usate WhatsApp per lavoro? Attenzione però alla legge: non sempre è la scelta migliore, meglio informarsi per tutela
WhatsApp è ormai molto più di una semplice chat di messaggistica per parlare con gli amici. Negli anni ha ascoltato i bisogni dei suoi utenti e, oltre a lavorare molto sulla sicurezza, ha anche investito per il settore marketing aziendale, dando la possibilità di creare delle vere e proprie vetrine per la vendita, e canali di assistenza clienti funzionali.
Sempre più aziende e manager hanno così iniziato a utilizzare questa piattaforma per inviare indicazioni, organizzare turni o impartire ordini, anche sul lavoro, perché mezzo comodo e facilmente reperibile, rispetto alle email, non istantanee e per questo più difficili per le organizzazioni dei team. La creazione di team di lavoro su WhatsApp ha fatto sì che vita privata e vita lavorativa iniziassero a confluire sempre di più in un unico canale, con i pro e i contro del caso. Rapidità nei contatti lavorativi in primis, ma anche una difficile gestione delle chat che intrecciano vita lavorativa a vita privata, a volte generando caos ed errori imbarazzanti.
Nonostante ciò, ad oggi la maggior parte dei team di lavoro preferisce utilizzare WhatsApp per le comunicazioni proprio per via della velocità e della praticità, ma siamo davvero sicuri che sia legale e valido da un punto di vista giuridico? È importante capire quali sono i limiti imposti dalla legge, i rischi per dipendenti e datori di lavoro, e le implicazioni in caso di controversie legali: solo attraverso l’informazione ci si può tutelare.
Comunicazioni di lavoro su WhatsApp: cosa dice la legge
Secondo il quadro normativo italiano, le comunicazioni legate al rapporto di lavoro devono rispettare determinati criteri di formalità, e WhatsApp, pur essendo pratico, non sempre garantisce questi requisiti. Facendo un esempio pratico, tutta la comunicazione relativa a ferie, straordinari, ordini specifici o provvedimenti disciplinari potrebbe essere considerata non valida, a meno che non siano seguiti da comunicazioni ufficiali tramite canali formali.
Da questo punto di vista la giurisprudenza sottolinea che i lavoratori non possono essere obbligati a utilizzare strumenti digitali personali per attività lavorative, come rispondere ai messaggi fuori orario: ciò significa che l’accordo sull’utilizzo di WhatsApp deve rendere tutti informati sul fatto che non c’è vincolo di risposta, e che invece deve essere inteso come canale per il rapido passaggio di informazioni. Quindi l’utilizzo scorretto può creare rischi sia per i dipendenti che i lavoratori.
Per quanto la giurisprudenza ormai abbia integrato nelle prove anche gli storici conversazionali di WhatsApp, per quanto riguarda il punto di vista lavorativo la questione cambia. Tutte le comunicazioni importanti e ufficiali devono passare per email, lasciando a WhatsApp un utilizzo inter nos del team, per notificare velocemente informazioni, ma non in tutti i casi la legge riconosce la valenza di questi contesti. Il datore di lavoro per esempio rischia di trovarsi scoperto in caso di contenzioso, in quanto i messaggi potrebbero non essere riconosciuti come prova valida.