I costi di un ufficio dipendono da molteplici fattori: affitto, spese condominiali, costi per l’arredamento, assicurazioni e bollette.
Avviare un’attività d’ufficio prevede che vengano sostenute spese basilari. Alcune di queste sono fisse, altre invece variano in base alla zona in cui si decide di avviare l’attività o alla natura di quest’ultima.
Quando parliamo di attività d’ufficio ci riferiamo ad una vera e propria attività aziendale di piccole dimensioni, che prevede costi simili a quelli che interessano le aziende più grandi.
Oggi scopriremo quali sono i costi fissi che non dipendono dall’attività e quali i variabili che prevedono un margine di risparmio.
In ogni caso quando si avvia un’impresa è bene affidarsi a un professionista che realizzi un business plan completo. Si tratta di un documento nel quale vengono annoverate tutte le spese che dovranno essere sostenute.
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I costi di un ufficio: quali sono le spese da affrontare
Per affrontare con serenità i costi da sostenere è bene fissare il budget iniziale, in modo da ripartire le spese in maniera oculata.
L’avvio di un’attività aziendale individuale prevede poche pratiche burocratiche. Di fatto questa forma di attività imprenditoriale richiede l’apertura della partita IVA, l’iscrizione alla Camera di Commercio, all’INPS, all’INAIL e la richiesta di eventuali licenze.
Generalmente le spese da sostenere per effettuare le suddette pratiche burocratiche si aggirano intorno agli €800.
Diverso è il discorso nel caso in cui si volesse avviare una Srl o una Spa. In tal caso, infatti, è necessario redigere un atto costitutivo in presenza di un notaio, la cui parcella si aggira intorno ai €1200.
Quelli elencati finora sono le cosiddette spese fisse, ovvero quei costi che tutti gli imprenditori devono sostenere in fase di avvio della loro attività d’ufficio.
Alla voce “costi l’ufficio variabili” rientrano:
- I costi relativi alle utenze
- I costi per macchinari
- I costi per software e computer
- Le spese amministrative e burocratiche
- I costi per la gestione del personale
- La parcella del commercialista e del professionista che redige il business plan
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Da cosa dipendono i costi di un ufficio
Come abbiamo visto i costi di un ufficio dipendono da diversi fattori. Alcuni di questi sono strettamente collegati al tipo di attività che si andrà a svolgere, dunque alla natura stessa nell’attività aziendale. Altri, invece, dipendono dalle scelte operate dall’imprenditore.
Va detto che tutt’oggi esiste un’importante discrepanza di costi di un ufficio tra nord e sud, sia in termini di affitti che di gestione del personale.
Tuttavia, nell’ambito della stessa città è possibile scegliere un ufficio che sia più o meno costoso in base alla zona in cui esso è ubicato. È chiaro che scegliere un ufficio molto grande (metri quadri) e posizionato in una zona centrale comporta il versamento di canoni di locazione più alti, rispetto ad un ufficio più piccolo e decentrato.
Come arredare l’ufficio in modo economico e funzionale
Generalmente quando si affitta un immobile ad uso ufficio questo è vuoto, da arredare. Tuttavia, ci sono casi in cui è possibile affittare un ufficio già arredato.
Nella prima fattispecie sarà l’imprenditore a doversi far carico della spesa dei mobili, che andrà ad influire sul budget iniziale.
In questo caso, però, arrivano in nostro soccorso tutti quei mobilifici a basso costo grazie ai quali è possibile arredare un ufficio sostenendo spese ragionevoli.
Il vantaggio di prendere in locazione un immobile ad uso ufficio vuoto, dunque senza mobili, consiste nel poter disporre degli ambienti di lavoro nel modo più congeniale.
Tuttavia, scegliere un ufficio già ammobiliato permette di risparmiare una somma di denaro importante, da investire in modo diverso, ma scegliendo di adattarsi alle scelte fatte dall’imprenditore precedente.
Anche in questo caso ci sono delle discrepanze tra gli affitti del Nord e gli affitti del Sud.
Si passa, infatti, dai circa €2000 al metro al metro quadro previsti per l’affitto di un immobile nelle province di Torino o Milano, agli scarsi €1000 al mq della Calabria o ai €1200/€1500 della Puglia e della Campania.
Le bollette delle utenze
I costi relativi alle utenze sono praticamente obbligatori. Ci stiamo riferendo a tutte quelle spese e permettono di accedere a luce, gas (per il riscaldamento) e acqua.
Sebbene questi costi d’ufficio siano praticamente inevitabili, essi dipendono dalla natura dell’attività svolta.
Un lavoro d’ufficio che prevede l’utilizzo continuativo di macchinari (come computer, stampanti, etc.) provocherà un inevitabile consumo medio alto di corrente elettrica. Tuttavia, anche questo costo può essere variabile e dipendere dal numero di persone che lavorano attivamente all’interno dell’ufficio.
I costi di un ufficio in cui è presente un’unica persona saranno più bassi di un ufficio in cui è presente un numero maggiore di persone.
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I costi di un ufficio: come risparmiare?
I costi di un ufficio sono piuttosto alti soprattutto in fase di avvio, quando il fatturato è basso o nullo.
Per chi ha intenzione di iniziare un’attività in proprio, un ottimo metodo di risparmio può essere quello di prendere in considerazione il co-working.
Si tratta di spazi di lavoro condivisi in cui diverse attività imprenditoriali d’ufficio possono essere eseguite all’interno di luoghi in comune.
In questo modo, è possibile ottenere due benefici:
- Un risparmio sugli oneri da sostenere per la gestione di un ufficio
- Una maggiore condivisione del lavoro e un interscambio che favorisce la crescita professionale.
L’ufficio condiviso è inteso come un luogo flessibile e dinamico, all’interno del quale si creano nuove sinergie. Il coworking favorisce il senso di community dando vita a nuove occasioni. In questo modo è possibile accrescere il proprio network e farsi ispirare da altre persone.
A differenza del ufficio tradizionale, quello condiviso non è un ecosistema chiuso, bensì è parte di qualcosa di più grande.
Questa tipologia d’ufficio non si adatta a tutte le attività, ma risulta molto comodo in presenza di imprese individuali o start up in cui si preferisce optare per contratti di locazione di breve durata.
Negli uffici condivisi, infatti, è possibile stipulare contratti della durata di 12 o 18 mesi. Un lasso di tempo ragionevole per un’attività giovane che non vuole prendere impegni vincolanti o affrontare spese impegnative (come quelle di mobilio o per gli strumenti tecnici).